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LA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA DELLE SOCIETÀ E DEGLI ENTI

La documentazione delle attività di pianificazione e di esecuzione delle verifiche da parte dell'Organismo di Vigilanza

L'attività primaria dell'Organismo consiste nella vigilanza sul funzionamento e l'osservanza del Modello all'interno dell'ente. La vigilanza, in particolar modo, si concretizza nella verifica della coerenza tra i “comportamenti aziendali concreti e il Modello predisposto, analizzandone la solidità e la funzionalità”.

Nell'impostazione classica delle attività di verifica si propongono tre momenti o fasi fondamentali: la pianificazione, l'esecuzione e la comunicazione dei risultati. La fase di comunicazione dei risultati consiste sostanzialmente in una relazione dell'Organismo di Vigilanza agli organi societari, la quale può avvenire in forma scritta, sebbene concretamente avvenga attraverso la partecipazione ad una riunione del consiglio e quindi in forma orale. La documentazione a supporto di tale relazione consiste pertanto in una sintesi in forma scritta delle attività svolte e delle principali considerazioni che ne derivano, anche in ottica migliorativa del Modello stesso. Il legislatore non impone un contenuto minimo a tale relazione, né impone una particolare struttura al documento, che potrebbe certamente coincidere con un verbale.

L'azienda deve agire, al fine di prevenire la commissione dei reati ex d.lgs. 231/01, attenendosi ad un piano organizzato secondo priorità d'azione. Tra gli elementi che devono essere presi in considerazione - oltre alla valutazione del rischio e dell'adeguatezza ed efficacia dei protocolli di controllo - devono essere citati la data e il risultato dell'ultimo incarico dei soggetti in posizione apicale, nonché le eventuali variazioni nei processi operativi o nelle aree a rischio. Il documento rappresentativo della pianificazione delle verifiche potrà essere approvato dall'Organismo di Vigilanza, nell'ipotesi collegiale e successivamente presentato agli organi societari, in occasione della relazione periodica.

di Vittorio Gennaro

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