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Lun, 25 Mar 2019
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DAI PROTOCOLLI GENERALI ALLE PROCEDURE OPERATIVE - di Fabio Ledda, Dottore commercialista in Milano

1. Premessa
In un precedente intervento nel mese di dicembre 2013, ci si era soffermati ad analizzare il possibile significato e la portata del concetto di "protocollo" dei modelli di organizzazione, gestione e controllo, adottati ai sensi del D.Lgs. 8/6/2001, n. 231 (di seguito, per brevità "modelli organizzativi").
Considerata la centralità del tema ai fini dell'efficacia dei predetti modelli organizzativi, era sembrato utile provare a spingersi a ricercare quale potesse essere la valenza più precisa del concetto e l'approccio applicativo preferibile. Si era concluso come, nella predisposizione e stesura documentale dei modelli, apparisse assolutamente consigliabile che venisse chiarito, nella maniera più precisa e coerente possibile, che cosa si intendesse per protocollo, così come la stessa chiarezza avrebbe dovuto portare ad attribuire precisi significati applicativi per concetti alternativi quali linee-guida, principi, procedure, ecc. E ciò sia per "dimostrare" l'idoneità del modello organizzativo, sia per evitare confusioni prima di tutto a coloro che, internamente, il modello devono leggere, comprendere e, conseguentemente, rispettare; con ciò, in ultima istanza, confermando l'idoneità del modello e la sua effettiva attuazione.
Il nostro ragionamento era partito dall'osservazione, di carattere non solo teorico ma anche, se non fondamentalmente empirico, secondo cui il richiamo generico a una serie indistinta di concetti, usati magari alternativamente quali fossero sinonimi, ma senza chiarirlo o, peggio, in maniera a volte incoerente o contraddittoria, considerate le varie problematiche semantiche evidenziate nell'articolo menzionato, può finire col generare confusione e, quindi, possibili errori da parte dei vari "lettori" del modello organizzativo.

2. Un approccio sistematico
Per scongiurare il più possibile l'inconveniente interpretativo cui si è fatto cenno (con possibili ricadute sul piano operativo), si potrebbe pensare, quindi, di predeterminare, nell'impostazione del modello organizzativo, quali termini siano da utilizzare e con quale accezione; quale sia la "gerarchia" dei concetti e delle regole; quali gli eventuali vocaboli da intendersi come sinonimi del medesimo concetto. Nella stesura del fascicolo che costituisce il modello organizzativo, quindi, si presterà attenzione all'omogeneità del linguaggio utilizzato nella varie parti che lo compongono (parte generale e speciale, sezioni, capitoli, ecc.).
Un approccio siffatto sarebbe la base per una corretta stratificazione di "norme e regolamenti" interni, che difficilmente potrà essere ordinata e coerente, in modo da costituire un "sistema", se il ragionamento non si sviluppa con comprensibilità e coesione anche terminologica.
Si potrebbe partire, ad esempio, individuando delle policy/politiche aziendali di primo livello e delle regole (o principi) di condotta generali (di secondo livello). Fra tali criteri generali, sempre a livello esemplificativo, uno potrebbe essere il seguente: principio di legalità e correttezza di tutti i comportamenti aziendali. Questo sarebbe certamente un "protocollo" (generale e preventivo) di contrasto di tutte le fattispecie di reato individuate dal modello organizzativo. Sullo stesso piano "gerarchico", un ulteriore protocollo generale potrebbe essere quello di trasparenza organizzativa, o il principio della divisione dei compiti (cd. "segregation of duties"). E così via.
Nel sistema regolamentare interno che si viene ad impostare, detti protocolli potrebbero tradursi ed esplicarsi in vario modo, come risulti opportuno, alla luce della particolare realtà aziendale, relative problematiche nonché delle risorse disponibili, in:
- documenti; procedure; - accordi, dichiarazioni di responsabilità, clausole contrattali; ecc.
In questo modo le regole di condotta generali verrebbero esplicitate su un piano maggiormente "pratico"; più vicino, potremmo dire, alla realtà operativa dei destinatari del modello organizzativo (in primis, il personale aziendale).
La presenza di procedure e altri documenti può costituire un'utile guida per tutti gli attori del sistema:
- gli organi di linea (il personale maggiormente "operativo", che si occupa di compiere materialmente le attività tipiche dell'impresa; come quello appartenente ai reparti che, in un'impresa manifatturiera, gestiscono la fabbricazione dei beni;
- gli organi di staff (il personale che si occupa di attività accessorie o "di servizio" delle funzioni di linea, nell'ambito della generale organizzazione; come quello appartenente alle funzioni amministrazione, contabilità, ecc.);
- gli organi di controllo, revisione, vigilanza (ivi compreso il Collegio sinda.....

 

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