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Gio, 23 Mag 2019
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IL PROCESSO DI AUDIT E L’ADATTAMENTO DELLE TECNICHE A QUANTO PREVISTO DAL D. LGS. 231/2001 - di Domenico Andreis, Direttore Divisione Certificazione e Servizi Industriali di RINA S.p.A. e Achille Tonani, Responsabile Area Etica di RINA S.p.A.



1. GLI AUDIT ED IL D. LGS. 231/2001

Quasi cinque anni fa entrava in vigore il decreto legislativo 231/2001 che introduceva nell'ordinamento giuridico italiano il principio secondo cui "societas delinquere potest".
Oggi la situazione italiana è rappresentata da un numero ancora esiguo di aziende che hanno adottato ed attuato un Modello di organizzazione, gestione e controllo secondo le disposizioni del d. lgs. 231/2001; ma la situazione sembra evolversi, probabilmente in funzione del fatto che da un lato il sistema giudiziario ha terminato il periodo di rodaggio estendendo le iscrizioni nel registro degli indagati e dall'altro lato le aziende hanno avuto modo di valutare l'utilità e l'efficacia di questi strumenti.
Proprio in virtù di tali considerazioni si sta assistendo alla generale sensibilizzazione con riferimento ai sistemi di controllo interno, intesi non solo come strumenti e metodi necessari per assicurare una "protezione" per l'azienda, ma anche finalizzati alla continua creazione di valore oltre che ad un'efficace ed efficiente gestione strategica nel rispetto delle regole.
In conseguenza di questo nuovo interesse, sono in aumento le richieste di attività di auditing per la fase di implementazione del Sistema per l'adeguamento alle disposizioni del d. lgs. 231/2001 sulla responsabilità amministrativa degli enti e/o per la fase di verifica sul Sistema.
Tali attività sono oggi sempre più spesso affidate, anche parzialmente, a società esterne e possono assumere scopi diversi in funzione dello stato di applicazione del Modello gestionale.


2. LE DIVERSE TIPOLOGIE DI AUDIT: RISK ASSESSMENT E GAP ANALYSIS, AUDIT SU PROCESSI, AUDIT SU COMPORTAMENTI E AUDIT DI CONFORMITA'

2.1 L'impostazione del Sistema e le relative attività di audit
Esistono diversi tipi di audit che, pur seguendo un processo comune, hanno finalità diverse, come quelli:
• di risk assessment e gap analysis,
• su processi,
• su comportamenti,
• di conformità, finalizzati talvolta anche a forme di certificazione o di controllo esterno da parte di soggetti terzi ed indipendenti.
In considerazione del fatto che il Modello organizzativo e gestionale prevede, innanzitutto, la valutazione dei processi sensibili e la progettazione di un sistema di procedure di controllo, l'audit di risk assessment e gap analysis può essere così riassunto:
• identificazione delle attività o dei processi,
• individuazione delle minacce e dei fattori di rischio,
• valutazione e attribuzione del livello di rischio,
• classificazione delle attività in base al rischio potenziale.

L'organizzazione effettua, per prima cosa, un'analisi preliminare in grado di rappresentare la propria struttura e individuare le aree maggiormente sensibili. Nel procedere all'analisi dei requisiti organizzativi propri del Modello, identificando le varie opzioni possibili e coerenti con le esigenze imposte dal sistema di governo esistente, l'azienda deve cercare sempre di minimizzare l'impatto sull'operatività del business.
Solitamente assumono un particolare rilievo quei processi che si occupano della gestione delle risorse finanziarie, quali:
• le transazioni finanziarie;
• i processi di approvvigionamento di beni e servizi;
• l'assunzione di personale;
• la gestione di omaggi/pubblicità;
• la gestione di agenti e procacciatori di affari;
• la gestione dei controlli da parte della Pubblica Amministrazione;
• l'ottenimento di permessi/licenze/autorizzazioni.
Per quel che concerne la gap analysis, come esprime il termine stesso, si tratta di cogliere per ogni processo ritenuto sensibile i gap, le "carenze", che possono portare al compimento di reati.
Tale processo, rientrante nel Risk assessment, permette pertanto di evidenziare le mancanze riscontrate fungendo nel contempo da collegamento tra la mappatura delle singole attività sensibili, classificate in funzione del rischio attribuito e la pianificazione dell'attività di intervento migliorativo dei processi.
Dalla mappatura del rischio si passa ad individuare le azioni di miglioramento del Sistema di Controllo Interno (processi e procedure) e dei requisiti organizzativi essenziali per la definizione di un Modello specifico d'organizzazione, gestione e monitoraggio.
I risultati dell'analisi devono essere rivisitati criticamente, al fine di identificare le azioni e le priorità.
Da quanto precede discende chiaramente la decisa importanza di questa fase al fine di creare successivamente un Modello adeguato ai rischi, ma soprattutto alla "vita aziendale".
Infatti, la più comune conseguenza di una fase preliminare di analisi poco accurata, consiste in un modello organizzativo disallineato dalla reale attività aziendale che tenderà, esso stesso, a porsi in antagonismo con il normale flusso dei processi, perdendo o non raggiungendo mai i necessari livelli di accuratezza.
Per questo motivo l'attività preliminare di analisi del rischio ed individuazione dei Gap dovrà essere fatta analizzando nel concreto un campione assai rilevante di processi, tentando di sfruttare al meglio tutti gli strumenti già esistenti in azienda, in modo da evitare che nella successiva fase di definizione del modello si crei uno strumento gestionale parallelo a quello in uso.
È fondamentale, pertanto, rammentare sempre che un'organizzazione ha un solo obbiettivo, complesso ed articolato, ed un solo sistema gestionale per raggiungerlo.

2.2 Le attività di vigilanza
L'organizzazione in questo caso ha già in essere un Sistema di gestione, sorto dopo tutta un'attività di risk assessment e gap analysis, ci si trova così nella condizione di doversi occupare.....

 

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