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L'IDONEITÀ E L’ADEGUATEZZA DEI PROTOCOLLI ETICO ORGANIZZATIVI - di Silvio Poggi e Fabiana Poggi, Global Compliance S.r.l.

1. Premessa

Il tema dei Protocolli etico organizzativi è stato spesso oggetto di interessanti contributi letterari che hanno tentato, nel tempo, di delinearne i contorni dipanando questioni quali la differenza tra procedura e protocollo, l'approfondimento contenutistico o l'iter corretto di assunzione delle decisioni. Un susseguirsi di concetti che, se analizzati sotto un profilo giuridico, difficilmente si potevano calare nelle piccole realtà aziendali di cui è caratterizzato il nostro tessuto economico.
Sono ormai passati più di quindici anni dall'emanazione del d.lgs. 231/2001 e numerose sono state le norme correlate che ne hanno arricchito il dettato normativo creando, talvolta, confusione tra gli operatori disorientati più dai problemi interpretativi che dall'approccio applicativo sul campo.
L'impostazione della presente disamina mira a "spogliare" il concetto di Protocollo dalle diverse diciture e definizioni e a circoscrivere una guida concreta e pragmatica, riveniente dalle esperienze vissute, su come debbano essere elaborati, implementati e gestiti i Protocolli all'interno dell'impresa.


2. Il concetto basilare di specificità dei Protocolli

È opportuno intraprendere l'analisi con la trattazione del concetto di "specificità" richiamato da più parti. All'interno dell'art. 6, 2° co., d.lgs. 231/2001 si legge al punto b) che l'impresa deve "(omissis) prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell'ente in relazione ai reati da prevenire (omissis)". Ebbene, dando per scontato il concetto di Protocollo quale criterio di condotta e di risultato atteso nell'esecuzione di un determinato processo al fine di ridurre il rischio di commissione del reato presupposto, è appropriato rammentare che:
• la pronunzia del Tribunale di Milano del 20 settembre 2004, di cui al noto Decalogo 231, attesta che i Protocolli devono essere "specifici e concreti";
• le ultime Linee Guida Confindustria per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo attestano ulteriormente che i Protocolli sono ritenuti "componenti di un sistema di controllo preventivo";
• la circ. 83607/2012 della Guardia di Finanza, nel Volume III dedicato a "La responsabilità amministrativa degli enti dipendenti da reato", sancisce come il concetto di "efficacemente attuato" accostato al Modello organizzativo è corretto se "(omissis) integrato con i protocolli […] i quali […] consentono di caratterizzarli in termini di idoneità ed efficacia".
Da tali assunti deriva che i Protocolli di cui trattasi non possono avere caratteristiche di genericità esprimendo concetti trasversali per ogni processo, macro-attività, attività e livello ma anzi, al contrario, devono essere, oltre che specifici, effettivamente originali, costruiti ad hoc e tailor made.
Il Protocollo etico organizzativo, pertanto, dovrebbe di massima:
• basarsi su criteri di congruità, chiarezza ed efficacia attraverso la definizione dello scopo, dell'ambito di applicazione e delle fattispecie nelle quali si potrebbe sostanziare il rischio - reato,
• indicare le famiglie di reato che si intendono presidiare al fine di minimizzarne i rischi,
• definire le figure interne all'ente responsabili dell'applicazione, aggiornamento e modifica del documento nonché i soggetti chiamati al rispetto dei suoi precetti etici ed organizzativi,
• individuare e dettagliare i processi peculiari analizzando i comportamenti dei singoli destinatari, definendo regole cogenti per lo svolgimento corretto delle attività nelle "aree sensibili",
• assicurare la tracciabilità delle operazioni e della documentazione aziendale così come l'archiviazione della stessa,
• determinare le modalità con le quali il singolo dipendente e/o collaboratore può rappresentare segnalazioni per eventuali dubbi interpretativi,
• individuare i riferimenti normativi.


3. Il Protocollo etico organizzativo, focus del Modello

L'estensione dei contenuti, dei reati e degli illeciti amministrativi inseriti nel Catalogo, la giurisprudenza di merito, i convegni dedicati ed i corsi di formazione in materia, gli articoli di stampa e i commenti provenienti da autorevoli fonti hanno reso il panorama 231 complesso ma al tempo stesso estremamente interessante per l'articolazione e l'eterogeneità tematica di volta in volta posta sotto la lente d'ingrandimento.
Il Modello che scaturisce da tale realtà, a distanza di quindici anni, non può più essere considerato, di conseguenza, solo come un mero strumento burocratico utile ad ottenere l'esimente in caso di procedimento penale o un adempimento obbligatorio "di fatto" ma deve, gioco forza, essere contestualizzato nell'oggettiva e comprovata capacità di ottimizzare le best practice in contrapposizione ad ogni famiglia di reato.
Gli operatori del settore conoscono i benefici tangibili che un Modello, efficacemente organizzato, idoneo ed adeguato, tenuto costantemente aggiornato, può apportare all'ente: flussi di comunicazione più veloci ed efficienti, chiare allocazioni delle responsabilità, tracciabilità e trasparenza delle operazioni, sistema dei controlli che rilevi le non conformità e il piano di azione da attivare nell'immediato, tempestività ed attualità delle informazioni di aggiornamento.
In un'architettura organizzativa così strutturata, i Protocolli di prevenzione rappresentano il vero "focus" del sistema:
• un insieme di concetti tecnico-comportamentali risk oriented,
• suggerimenti e raccomandazioni particolari per determinate fasi del processo,
• suddivisione condivisa delle responsabilità funzionali eliminando "zone grigie" a vantaggio del controllo preventivo.
Tali indirizzi orientano risorse umane e collaboratori verso percorsi operativi improntati all'etica e alla legalità ove la commissione del reato presupposto è sinonimo di una elusione voluta e fraudolenta del Modello, un comportamento atipico, un evento eccezionale frutto di scelte consapevoli dell'individuo e non di una politica aziendale interna.
I Protocolli che trattano i temi del sistema di sicurezza sul lavoro, della prevenzione ambientale o dei rapporti con controparti della Pubblica Amministrazione rappresentano alcuni delicati snodi su cui si è sempre più focalizzata l'attenzione della letteratura in materia rendendo manifesta la sensibilità di tali aree a fronte del diffuso atteggiamento market o business oriented, unicamente volto a raggiungere un profitto d'esercizio.
È in un siffatto contesto che,.....

 

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