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Lun, 27 Mag 2019
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LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE - II° PARTE - di Michele Pansarella, Avvocato KStudio Associato

(segue)


4.2 I vantaggi offerti dall'adozione delle procedure

Diversi sono i vantaggi che si possono ottenere grazie allo strumento delle procedure. Innanzi tutto, le procedure possono assicurare notevoli vantaggi sul piano del sistema organizzativo aziendale a prescindere dalla principale forma di assegnazione di ruoli e responsabilità che si ottiene con strumenti quali gli organigrammi e le job description. Agendo sul corpo testuale della procedura o sulla sequenza delle attività, il vertice aziendale potrà, infatti, ottenere l'effetto di assegnare precise responsabilità alle diverse funzioni aziendali coinvolte nel processo, evitando quelle zone d'ombra in cui compiti o responsabilità indeterminate potrebbero essere fonte di comportamenti illeciti.
La prima di queste responsabilità, è proprio quella che deve essere riconosciuta in capo alla funzione aziendale (responsabile del processo o "Process Owner") che ha il compito di monitorare l'andamento dell'intero processo e la sua corretta regolamentazione, a cui potrebbe essere opportuno assegnare anche la specifica responsabilità di provvedere a segnalare tempestivamente all'Organismo di Vigilanza eventuali anomalie o necessità di intervento.
Un altro vantaggio che le procedure assicurano, è dato dalla possibilità di effettuare attività di monitoraggio (attività di audit) sul processo anche da parte di soggetti diversi da quelli direttamente coinvolti nel processo stesso (es.: dalla Funzione Internal Audit). Questa attività c.d. di "monitoraggio" consente un controllo sull'applicazione di quanto stabilito nella procedura ed ha lo scopo di verificarne l'effettiva attuazione in modo che la procedura non rimanga inapplicata nel concreto. Senza una regolamentazione formalizzata del processo, infatti, nessun controllo potrebbe essere effettuato con efficacia. Questo è il motivo per il quale, anche se il processo è svolto in base a prassi aziendali ben strutturate e comprensive di idonei momenti di controllo ma non formalizzate, il livello di controllo è da considerarsi di gran lunga inferiore rispetto all'esistenza di una procedura formalizzata.
In altri termini e volendo proseguire nel parallelismo sopra tracciato, le c.d. "prassi aziendali" nella gerarchia delle fonti normative aziendali giocherebbero un ruolo pari alla consuetudine del nostro ordinamento.
Sotto il profilo dell'efficienza del processo, le procedure assicurano la standardizzazione delle modalità di svolgimento delle attività, eliminando peraltro il rischio che una specifica attività sia retaggio dell'esperienza pluriennale di un'unica persona la cui assenza paralizzerebbe l'intero processo, consentendo nel contempo il formarsi di un potere concentrato nella stessa persona con il pericolo di eccessive pretese che potrebbero essere avanzate in termini di retribuzione o di miglioramento di carriera.
La standardizzazione assicura, inoltre, una maggiore facilità nella formazione del personale, specialmente di quello neo-assunto.
In quest'ottica le procedure acquistano una rilevanza anche dal punto di vista della gestione delle risorse umane o, meglio, in termini giuslavoristici, potendo essere considerate al pari di disposizioni del datore di lavoro la cui violazione avrebbe rilevanza nell'ambito disciplinare previsto dal CCNL applicabile al lavoratore.
Le procedure che prevedono la produzione di documentazione attestante le attività svolte e ne regolamentano le modalità di archiviazione, inoltre, assicurano anche quella "tracciabilità" molto spesso raccomandata dalla letteratura in materia di sistemi di controllo.
La tracciabilità consente e facilita il controllo effettuato ex post con l'obiet.....

 

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