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Mar, 29 Set 2020
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LA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA DELLE SOCIETÀ E DEGLI ENTI

La conservazione sostitutiva : link necessari, opportuni o utili con la “231”

In una realtà complessa e dinamica quale quella aziendale essenziale è conservare nel tempo la documentazione. I documenti vengono classificati come analogici (in carta o costituiti usando le magnetizzazioni su nastro o immagini su film) o informatici (smaterializzati, ossia scritti utilizzando il sistema binario). La natura del supporto è pertanto un elemento distintivo, che influisce sulla modalità di conservazione, la quale va sempre più allontanandosi dalla tradizionale cartacea di cui all'art. 2220 c.c. per passare a metodi suppletivi.

I riferimenti normativi cui attingere sono di conseguenza la regolamentazione civilistica relativa alla tenuta delle scritture (artt. 2214-2220 c.c.) e quella relativa alla validità probatoria delle riproduzioni meccanografiche (art. 2712 c.c.), nonché una serie molto articolata e disomogenea di provvedimenti emanati da organi diversi, sia di stampo legislativo che regolamentare.

La conservazione sostitutiva è valida soltanto se si rispettano determinate regole e può riguardare qualsiasi documento contabile, fiscale, sociale, amministrativo e gestionale.

Nel caso in cui si decida di ricorrere alla conservazione sostitutiva come protocollo di prevenzione ai reati 231, sarà opportuno inserire nel Modello delle “linee guida” per la dematerializzazione della documentazione. In presenza di procedure di conservazione sostitutiva adottate per altra documentazione aziendale (ad es. libro giornale), qualora la struttura organizzativa lo permetta, si potrà ovviamente operare un richiamo ai criteri ivi adottati anche per quanto attiene la documentazione “231”.

di Patrizia Ghini e Fabio Ledda

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